Mapear un flujo de trabajo
Para organizaciones con un proceso que consume demasiado tiempo, requiere mucha coordinación manual o depende del conocimiento de unas cuantas personas. Mapeamos cómo funciona hoy y planteamos cómo los cimientos de datos y los agentes de IA podrían apoyarlo o automatizarlo.
Lo que se mapea
Un proceso, recorrido paso a paso desde el evento que lo inicia hasta el resultado que produce.
El patrón contra el que se evalúa el proceso: un agente prepara el trabajo y una persona lo aprueba antes de que cambie el sistema de registro.
- Sistemas
- Las aplicaciones por las que pasa el trabajo, como el ERP, el CRM, el correo y las hojas de cálculo compartidas, y cómo se accede hoy a cada una.
- Datos
- Los registros que lee y escribe cada paso, dónde residen y en qué puntos no coinciden entre sistemas.
- Decisiones
- Lo que se decide en el camino, separado entre reglas de negocio fijas y lo que requiere criterio y contexto.
- Documentos
- Los PDFs, formatos y mensajes que inician o alimentan el proceso, y lo que hay que leer en cada uno.
- Personas
- Quién hace cada paso, quién aprueba y qué pasos se quedan con una persona por diseño.
Entregables
El mapeo entrega el proceso tal como funciona hoy y un planteamiento de dónde los agentes de IA podrían apoyarlo o automatizarlo.
El flujo mapeado de principio a fin
Cada paso en orden, con el sistema que toca, la persona que lo realiza y una estimación del tiempo que toma.
Fuentes de datos necesarias
Los registros que un agente necesitaría leer, dónde reside cada uno y qué tan actualizados y consistentes están.
Requisitos de integración
Cómo llegaría un agente a cada sistema: acceso de solo lectura donde planea y un camino acotado y aprobado donde escribe.
Una arquitectura de datos + IA
Los cimientos de datos en Snowflake que lee el agente, el agente y el modelo detrás de él (Claude, por ejemplo) y sus conexiones con los sistemas de registro mediante MCP o un conector directo. Un Claude Certified Architect del equipo diseña la arquitectura.
Oportunidades de automatización
Los pasos que puede asumir un agente, los que deben resolver reglas de negocio fijas y los puntos de aprobación que conserva una persona antes de que cambien los registros.
Evaluación de viabilidad
Si los datos y los sistemas permiten automatizar hoy, y el esfuerzo que cuesta cerrar cada brecha que lo impide.
Siguiente paso recomendado
El primer build que vale la pena hacer, o la brecha que conviene cerrar antes.
Cómo funciona el mapeo
Quiénes participan
Por parte de la organización, las personas que operan el proceso a diario y los responsables de los sistemas que toca. Por parte de Viewnear, arquitectos de datos e IA que construyen agentes para producción.
Lo que aporta la organización
Un proceso, algunos ejemplos del trabajo tal como llega (solicitudes, documentos, registros) y un recorrido por los sistemas involucrados.
Sesiones de trabajo
Las sesiones de trabajo siguen el proceso paso a paso con las personas que lo realizan, del evento que lo inicia al resultado, excepciones incluidas.
Presentación de resultados
Una presentación recorre el mapa, la arquitectura y la evaluación de viabilidad, y cierra con el siguiente paso recomendado.
Lo que suele seguir
Cuando el mapeo muestra que el flujo es viable, el siguiente paso es construir el agente.
- Cómo construimos agentes
Ingeniería agéntica
Construimos el agente dentro del entorno de la organización, sobre sus propios datos, con los puntos de aprobación diseñados desde el inicio. Se evalúa con casos del negocio antes de escalar y después entra a producción en los sistemas que el equipo ya usa.
El agendamiento de instalaciones en Magnolia Doors, de 17 horas por semana a menos de dos
Manufactura · San Antonio, TX
Agendar una instalación implicaba buscar cinco respuestas en cinco lugares distintos: el papeleo, los materiales, el calendario de cuadrillas, los requisitos del trabajo y la ventana de llegada. Hoy un agente de IA a la medida propone cada reserva mediante un conector directo hacia el ERP, y un coordinador la aprueba antes de que cambie cualquier registro.
- Horas administrativas recuperadas por semana
- 15–19 h
- Para agendar una instalación, antes 23 a 35
- ~3 min
- Trabajos por aprobación, antes uno por uno
- 20
- Millas menos en una semana medida
- 28.5 mi
Solicitar el mapeo de un flujo
Para empezar basta una nota breve sobre el proceso: qué lo inicia, qué sistemas toca y quién hace hoy el trabajo. Un arquitecto responde en un día hábil.
¿Mejor por correo? contact@viewnear.com